社内コミュニケーションを活性化するには？メリットから取り組むべき施策まで徹底解説！

社内コミュニケーションとは、社内で行われている会話や情報交換のことを指します。

業務におけるやり取りだけでなく、休憩時の雑談などのやり取りも含まれます。

今回の記事では、飲み会の席やイベント等ではなく社内で行われる会話について言及していきます。

リモートワークが増えた現在だからこそ、社内コミュニケーションについて考えてみましょう！

社内コミュニケーションは「会社を円滑に運営させる」ことを目的としています。

仕事では人と連携する場面が多くあります。

連携を円滑にすることが、生産性や社員のモチベーションの向上に繋がります。

では、社内コミュニケーションが活性化されることで会社が得られる効果を紹介します。

業務においてコミュニケーションが円滑にできていると、チームワークが良くなります。

チームワークが良くなると、社員全体が意欲を持って仕事に取り組めるようになり、積極的なムードになります。

チームメンバーが協力し合おうと思える環境をつくることで、より効率的に良い仕事をするため、業務がはかどり生産性が向上します。

社員の生産性が向上すると良い商材を作ることができるので、結果的に顧客満足度を高めることに繋がります。

コミュニケーションが活性化することで、情報共有をする機会が増えます。

情報共有ができていると、「この話を聞いていない、知らなかった」といったようなトラブルを未然に防ぐことに繋がります。また、トラブルが発生した際もメンバー間で情報が行き渡っていると迅速に対応することができます。

社員同士がざっくばらんな会話をする中で、良いアイデアに繋がることもあります。

また、コミュニケーションがしっかりと取れているとアイデアが生まれるだけで終わらずそれを実行に移しやすくもなります。

社内コミュニケーションが取れていると、気軽に相談することができ、周りに助けも求めやすくなります。

私自身2021年に新卒で入社し、入社当時はリモートワークが多い中社内コミュニケーションの取り方に悩んでいました。

最近では出社人数も増え、社員と会話をすることで働くモチベーションの維持にも繋がっていると感じます。

また社員それぞれのストレスを社員同士で軽減できることも増え、離職率の低下にも繋がります。

社内コミュニケーションが活性化されていないと、どんな支障が出てしまうのか、またコミュニケーション不足になってしまう主な原因についてご紹介します。

コミュニケーション不足になると、仕事に以下のような支障をきたすことになります。

・迅速な情報共有ができない。

・仕事の認識にずれが生じる。

・気軽に質問ができず、作業にミスが出る。

・部署間の連携が取れず作業が遅れる。

このような弊害が生まれるため、コミュニケーションを活発にする必要があります。

コミュニケーション不足になる主な原因として以下のような例が挙げられます。

・部署毎の縦割り意識が強い。

・経営層と社員のかかわりが薄い。

・気軽にコミュニケーションを取る場所・チャンスが無い。

これらの状況を解消する方法を、次項からご紹介させていただきます。

まずは、社内コミュニケーションを活性化させる上で考えるべきポイントを紹介します。

社内コミュニケーションの活性化は、会社全体で取り組むことによってより効果を得られます。

限られた部署の中でのミュニケーションとなると、全体を交えた仕事の効率が良くなりません。会社の上層部にも取り組みに積極的になってもらえるようにすることがコツです。

社員同士の接点がないと、会社で誰かと話したくても話すことができません。

様々な部署と顔を合わせる機会を増やすことで、日常的なコミュニケーションの増加に繋がります。

社員同士が交流しやすい環境を作るには、物理的と心理的のどちらの面からも抵抗を無くすことが大切です。コミュニケーションを取りたいという気持ちがあっても、勤務スペースの関係で話すことが難しいと会話に繋がりません。

例えば、見通しの良いオフィスレイアウトやリラックスしやすいカフェスペースを作るなどをすると、コミュニケーションを取りやすくなります。

社内コミュニケーションを改善させるうえで、考えるべきポイントは理解できましたでしょうか？

次に、社内コミュニケーションを活性化させるための施策例を紹介します！

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行うミーティングのことです。部下が近況を伝え、上司がそれに対してフィードバックすることで、それ以降も部下は上司に質問がしやすくなります。上司も部下の考えを理解することができるため、今後の業務も連携しやすくなります。

コロナ禍をきっかけにテレワークを推奨する企業が増え、zoomやTeams等を用いたWeb会議の導入が多く見られるようになりました。

場所を選ばずコミュニケーションを取ることができるため、手軽に取り入れられる非常に便利な手段と言えます。

会えない状況でも声を聞くだけでなく、顔を見て話すことで信頼関係が生まれやすくなります。

カフェスペースを作り、飲み物を飲みながら休憩をすることでリラックスしてコミュニケーションを取ることができます。落ち着いた空気の中で過ごせるため、仕事とは関係のない雑談をすることもできます。雑談は社員同士の仲を深めるきっかけになるため、勤務中でも適度な量であればコミュニケーションの活性化に繋がります。

リラックスができる雰囲気づくりが大切です。

ダイドードリンコの東京本部には、自動販売機を利用したカフェスペースがあります。

ちょっとした休憩の際にスペースを利用し、コミュニケーションを取っている従業員をよく見かけます。

フリーアドレスとは、個人で固定の席を設けず自分の好きな席に座るオフィススタイルのことを指します。毎回違う人の近くで働く機会ができるため社内に顔見知りが増え、結果的に今後コミュニケーションを取るきっかけになります。

ダイドードリンコでも、オフィス内にてフリーアドレスを取り入れています。